Assistant(e) des services généraux

Le lycée Français de Shanghai

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Assistant(e) des services généraux


Date
12-06-2023

Référence

Contrat
Contrat local

Localisation
Qingpu

Fonction
Achats / Services Généraux

Contexte du recrutement et définition de poste

« Une Education d’excellence tournée vers le monde »

 

Le Lycée français de Shanghai est un établissement qui accueille des élèves de toutes nationalités, de la petite section à la Terminale (de 3 à 18 ans).

Fier de proposer plusieurs programmes linguistiques enseignés par une équipe pédagogique internationale qui garantit un enseignement d’excellence à nos élèves, le Lycée français de Shanghai est homologué par le Ministère français de l’éducation. Il appartient au réseau AEFE (Agence de l’Enseignement Français à l’Étranger) comprenant 522 écoles dans 139 pays.

L’école accueille plus de 1280 élèves sur deux campus : Qingpu et Yangpu.

 

Le Lycée Français de Shanghai recherche son/sa assistant(e) des services généraux sur le campus Qingpu.

 

L’assistant(e) des services généraux est sous la responsabilité hiérarchique du responsable des services généraux des campus.

Profil recherché

 

MISSIONS

 

Assister le responsable SG :

  • Gérer le planning des grands événements avec le Responsable des services généraux et les équipes administratives et pédagogiques, les instances
  • Gérer l’agenda et les rendez-vous si besoin
  • Préparer les documents de travail et les supports de présentation, de mailing de courrier ou comptes-rendus, contrat sur la base des notes fournies et de Template
  • Gérer les circuits de signature et tamponnage des documents administratifs LFS/DSS (contrats, conventions, etc.)
  • Organiser les réunions : convocation, communication, logistique (service), avec parents, instances, sous-traitants, en interne
  • Classer, digitaliser, archiver les documents officiels, contractuels
  • Centraliser les documents navettes Qingpu/Yangpu
  • Monitoring des données opérationnelles et contractuelles nécessaires au suivi de la direction et de ses activités
  • Assister pour des traductions ponctuelles (procédures, circulaires gouvernementale)
  • Assister pour les liens administratifs avec prestataires, faire le lien avec la personne en charge des questions gouvernementales

 

Assister spécifiquement le responsable des Services Généraux :

  • Assurer le suivi de certains dossiers administratifs (sorties scolaires, suivi de sous-traitants)
  • Finaliser les comptes rendu et procédures depuis des notes (commissions cantine, transport, exercices)
  • Saisir les demandes d’achat
  • Contribuer à la communication envers les parents pour le service des bus

 

Service sport culture : assister le responsable compétition :

  • Réserver les bus pour les matchs et les tournois
  • Gérer le paiement des arbitres si match à domicile
  • Informer renseigner, passer des messages aux parents, aux coachs (mail, téléphone)
  • Assister ou prendre en charge l’organisation de Coupes d’Asie Pacifique externes et internes

 

Mener des missions avec le responsable des services généraux :

  • Être active, co-piloter des projets (inscription bus, suivi contrats, etc…)
  • Être force de proposition pour la structuration, l’organisation du Responsable des Services Généraux, Accompagner la mise en place de process

 

 

PROFIL

 

  • Maîtriser le Chinois / Français / Anglais avec une excellente expression écrite et orale
  • Maîtriser l’outil bureautique : Suite bureautique Microsoft et Agenda Outlook
  • Maitriser les techniques administratives
  • Gestion multi-tâches – Sens des responsabilités
  • Prise d’initiative
  • Agilité intellectuelle
  • Bon sens relationnel
  • Décoder une demande et mettre en place des outils, des drafts
  • Grande discrétion et respect absolu de la confidentialité

 

Poste à temps complet à pourvoir immédiatement.

Des déplacements sur le campus de Yangpu sont à prévoir.

 

Pour postuler envoyer votre CV à recrutement@lyceeshanghai.com

 

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