Assistant(e) des services généraux

Contexte du recrutement et définition de poste

« Une Education d’excellence tournée vers le monde »

Le Lycée français de Shanghai est un établissement qui accueille des élèves de toutes nationalités, de la petite section à la Terminale (de 3 à 18 ans).

Fier de proposer plusieurs programmes linguistiques enseignés par une équipe pédagogique internationale qui garantit un enseignement d’excellence à nos élèves, le Lycée français de Shanghai est homologué par le Ministère français de l’éducation. Il appartient au réseau AEFE (Agence de l’Enseignement Français à l’Étranger) comprenant 522 écoles dans 139 pays.

L’école accueille plus de 1280 élèves sur deux campus : Qingpu et Yangpu.

Le Lycée Français de Shanghai recherche son/sa assistant(e) des services généraux sur le campus Qingpu.

L’assistant(e) des services généraux est sous la responsabilité hiérarchique du responsable des services généraux des campus.

Profil recherché

MISSIONS

Assister le responsable SG :

• Gérer le planning des grands événements avec le Responsable des services généraux et les équipes administratives et pédagogiques, les instances
• Gérer l’agenda et les rendez-vous si besoin
• Préparer les documents de travail et les supports de présentation, de mailing de courrier ou comptes-rendus, contrat sur la base des notes fournies et de Template
• Gérer les circuits de signature et tamponnage des documents administratifs LFS/DSS (contrats, conventions, etc.)
• Organiser les réunions : convocation, communication, logistique (service), avec parents, instances, sous-traitants, en interne
• Classer, digitaliser, archiver les documents officiels, contractuels
• Centraliser les documents navettes Qingpu/Yangpu
• Monitoring des données opérationnelles et contractuelles nécessaires au suivi de la direction et de ses activités
• Assister pour des traductions ponctuelles (procédures, circulaires gouvernementale)
• Assister pour les liens administratifs avec prestataires, faire le lien avec la personne en charge des questions gouvernementales

Assister spécifiquement le responsable des Services Généraux :

• Assurer le suivi de certains dossiers administratifs (sorties scolaires, suivi de sous-traitants)
• Finaliser les comptes rendu et procédures depuis des notes (commissions cantine, transport, exercices)
• Saisir les demandes d’achat
• Contribuer à la communication envers les parents pour le service des bus

Service sport culture : assister le responsable compétition :

• Réserver les bus pour les matchs et les tournois
• Gérer le paiement des arbitres si match à domicile
• Informer renseigner, passer des messages aux parents, aux coachs (mail, téléphone)
• Assister ou prendre en charge l’organisation de Coupes d’Asie Pacifique externes et internes

Mener des missions avec le responsable des services généraux :

• Être active, co-piloter des projets (inscription bus, suivi contrats, etc…)
• Être force de proposition pour la structuration, l’organisation du Responsable des Services Généraux, Accompagner la mise en place de process

PROFIL

• Maîtriser le Chinois / Français / Anglais avec une excellente expression écrite et orale
• Maîtriser l’outil bureautique : Suite bureautique Microsoft et Agenda Outlook
• Maitriser les techniques administratives
• Gestion multi-tâches – Sens des responsabilités
• Prise d’initiative
• Agilité intellectuelle
• Bon sens relationnel
• Décoder une demande et mettre en place des outils, des drafts
• Grande discrétion et respect absolu de la confidentialité

Poste à temps complet à pourvoir immédiatement.

Des déplacements sur le campus de Yangpu sont à prévoir.

Pour postuler envoyer votre CV à [email protected]